UYAP'tan veri aktarma: dosyalarınızı manuel girmeden taşımak
· 8 dakika okuma
Bir hukuk bürosu yazılımına geçişin önündeki en büyük engel neredeyse hiçbir zaman yazılımın kendisi olmaz; mevcut dosyaların yeni sisteme nasıl taşınacağıdır. Üç yüz derdest dosyası olan bir büro için taraf, esas numarası, mahkeme, aşama ve duruşma bilgilerini tek tek girmek haftalar süren bir iştir ve bu süre boyunca iki sistem paralel yürütülmek zorunda kalır.
Oysa bu verilerin tamamı zaten UYAP'ta durur. Bu yazıda UYAP'tan alınan toplu evrak paketinin ne olduğunu, nasıl indirildiğini ve bir büro yazılımına aktarılırken hangi adımların insan onayından geçmesi gerektiğini anlatıyoruz.
Toplu evrak paketi nedir?
UYAP Avukat Portalı, bir dosyaya ait evrakları tek tek indirmek yerine topluca paketleyip indirmenize izin verir. Paket; dosya künyesi, taraf bilgileri, aşama ve safahat kayıtları ile evrakların kendisini (çoğunlukla UDF, yanında PDF ve görüntü dosyaları) birlikte içerir.
Bu paket, veri taşıma açısından kritik bir özelliğe sahiptir: veriler yapılandırılmıştır. Yani bir PDF'in içinden metin çıkarmaya çalışmak yerine, esas numarası ile mahkeme adının hangi alanda durduğu bellidir. Doğru okunduğunda manuel veri girişine gerek kalmaz.
Paketin içinde tipik olarak ne bulunur?
Dosya künyesi: esas numarası, mahkeme/icra dairesi, dosya türü, açılış tarihi
Taraflar: davacı, davalı, vekil, üçüncü kişiler ve TCKN/VKN alanları
Safahat: tensip, duruşma, ara karar, bilirkişi, tebligat kayıtları ve tarihleri
Evraklar: UDF, PDF ve görüntü dosyaları
Aktarımın dört adımı
İyi kurgulanmış bir aktarım süreci dört adımdan oluşur. Üçüncü adımı atlayan yazılımlardan uzak durun: onaysız içe aktarım, yanlış eşlenmiş bir müvekkil kaydını fark etmeden sisteme yerleştirir.
Yükleme. Paket bütün hâlinde yüklenir. Büyük bürolarda paket yüz megabaytları bulabildiği için yazılımın yükleme sırasında kapanmayan bir ilerleme göstergesi sunması ve bağlantı koptuğunda kaldığı yerden devam edebilmesi gerekir.
Ayrıştırma. Paket açılır, dosyalar ve evraklar okunur, her kalem bir parti (batch) içinde listelenir. Bu aşamada henüz hiçbir kayıt oluşturulmaz.
Eşleme ve onay. Her dosya için sistem bir öneri sunar: bu taraf mevcut müvekkilinizle aynı kişi mi, yoksa yeni bir müvekkil kaydı mı açılmalı? Esas numarası zaten sistemde var mı? Kararı siz verirsiniz.
İçe aktarım. Onayladığınız kalemler dosya, taraf, aşama ve belge kayıtlarına dönüşür. Onaylamadıklarınız partide bekler; sonra dönebilirsiniz.
Eşlemede en sık yapılan hatalar
Veri taşımada asıl risk eksik aktarım değil, sessiz yanlış aktarımdır. Aşağıdaki üç durum, aktarım sonrası aylarca fark edilmeyen sorunların büyük kısmını oluşturur.
Aynı kişinin iki ayrı müvekkil kaydına bölünmesi
UYAP'ta "Ahmet Yılmaz" yazan taraf ile sizin sisteminizdeki "AHMET YILMAZ" aynı kişidir; ancak isim karşılaştırması yapan bir eşleyici bunları ayrı görebilir. Kimlik numarası üzerinden eşleme yapan ve ad benzerliğini yalnızca ipucu olarak kullanan sistemler tercih edilmelidir.
Mükerrer dosya kaydı
Aynı paketi iki kez yüklerseniz ya da bir dosyayı elle açtıktan sonra aktarım yaparsanız, esas numarası kontrolü olmayan bir sistem dosyayı ikinci kez oluşturur. Bundan sonra duruşma ve süre takibi iki kayda bölünür; biri güncellenirken diğeri unutulur.
Aşama tarihlerinin bugüne kaydırılması
Safahat kayıtları geçmiş tarihlidir. Aktarım sırasında bunlara içe aktarım tarihi yazılırsa dosya geçmişi anlamını yitirir ve süre hesapları bozulur. Aktarım sonrası birkaç dosyanın safahat tarihlerini açıp kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır.
Aktarım sonrası yapılması gereken kontrol
Aktarım bittiğinde her şeyi tek tek okumanız gerekmez; örnekleme yeterlidir. Farklı türde beş dosya seçin (bir hukuk, bir icra, bir ceza, bir de kapanmış dosya) ve şu dört alanı UYAP'la karşılaştırın: esas numarası, taraf isimleri ve sıfatları, son aşama, bir sonraki duruşma tarihi.
Beşte beş tutuyorsa aktarım sağlıklıdır. Tutmuyorsa hatanın türü genellikle sistematiktir; yani aynı hata tüm dosyalarda tekrarlanır ve toplu olarak düzeltilebilir.
Lykos'ta bu süreç nasıl işliyor?
Lykos, UYAP'tan indirdiğiniz toplu evrak paketini 200 MB'a kadar tek seferde kabul eder. Paketi ayrıştırır, dosyaları ve tarafları çıkarır ve her kalem için müvekkil eşleme önerisi üretir. Hiçbir kayıt siz onaylamadan oluşturulmaz.
Esas numarası üzerinden mükerrer kontrolü yapılır; sistemde zaten var olan bir dosya "mevcut" olarak işaretlenir ve isterseniz yalnızca yeni evraklarını ekler. Safahat kayıtları kendi tarihleriyle taşınır, böylece süre takibi ilk günden doğru çalışır.
Sık sorulan sorular
UYAP paketini indirmek için özel bir yetki gerekiyor mu?
Hayır. Dosyada vekil olarak görünen avukat, UYAP Avukat Portalı üzerinden kendi dosyalarının evrak paketini indirebilir. Büro içinde yetki devri yapılmışsa ilgili kullanıcı da indirebilir.
Aktarım sırasında UYAP'a bağlanılıyor mu?
Hayır. Aktarım, sizin indirip yüklediğiniz paket dosyası üzerinden yapılır. Yazılımın UYAP hesabınıza erişmesi gerekmez; kimlik bilgilerinizi hiçbir üçüncü sisteme vermezsiniz.
Kapanmış eski dosyalarımı da aktarmalı mıyım?
Genellikle evet. Kapanmış dosyalar arşiv değeri taşır; müvekkil geçmişi, emsal metinler ve zamanaşımı hesapları için gerekir. Ayrıca kapalı dosyalar süre takibi üretmediği için sistemi yormaz.
Aktarım yanlış giderse geri alınabilir mi?
Parti bazlı çalışan sistemlerde evet: bir parti tek bir işlem olarak geri alınabilir. Bu yüzden ilk aktarımı tüm arşivle değil, birkaç dosyalık küçük bir paketle denemek iyi bir yöntemdir.