Takvim ve süre
· 7 dakika okuma
Bir hukuk bürosunda yapılabilecek en pahalı hata kaçırılan süredir. Sonucu geri alınamaz, mesleki sorumluluk doğurur ve müvekkil ilişkisini bitirir. Buna rağmen süre takibi çoğu büroda hâlâ kişisel not defterlerine ve hafızaya dayanır.
Bu yazı, süre takibinin bir kişiye değil bir sisteme bağlanmasının nasıl yapılacağını anlatıyor.
Süre kaçırma vakalarının büyük kısmı dikkatsizlikten değil, bilginin yanlış yerde durmasından kaynaklanır. Tebligat sekreterin masasına gelir, dosyayı takip eden avukat o gün duruşmadadır, not akşam verilir, ertesi gün başka bir iş araya girer.
Bu zincirde hiç kimse hata yapmamıştır; zincirin kendisi kırılgandır. Çözüm daha dikkatli olmak değil, bilginin tek bir yerde doğmasını sağlamaktır.
Bir tarih takvime elle giriliyorsa, girilmeme ihtimali vardır. Sağlam kurgu şudur: tebligat tarihi dosyaya işlendiğinde, ilgili süre takvimde kendiliğinden oluşur.
Böylece takvime kayıt yapmak ayrı bir iş olmaktan çıkar; dosyayı güncellemenin doğal sonucu hâline gelir. Kimsenin ekstra bir adım hatırlaması gerekmez.
"Büro" bir sorumlu değildir. Herkesin gördüğü ama kimsenin sahiplenmediği bir liste, kimsenin görmediği bir listeyle aynı sonucu verir.
Her süre kalemi bir kullanıcıya atanmalı, o kullanıcının kendi ekranında görünmeli ve tamamlandığında kapatılmalıdır. Kapatma işlemi kimin ne zaman yaptığıyla birlikte kaydedilmelidir.
Tek bir takvim görünümü yetmez. Pratikte iki görünüm gerekir ve ikisi farklı soruları cevaplar.
Kullanıcının kendi üzerindeki süreler, bugün ve bu hafta. Sabah açıldığında "bugün ne yapmam gerekiyor" sorusunu cevaplar.
Büronun tamamındaki yaklaşan süreler, sorumlusuna göre gruplanmış. "Önümüzdeki on gün içinde riskli bir şey var mı" sorusunu cevaplar. Bu görünüm haftada bir gözden geçirildiğinde, atanmamış veya sahipsiz kalmış kalemler ortaya çıkar.
Bütün süreler eşit değildir. Temyiz, istinaf, itiraz ve zamanaşımı gibi geri dönüşü olmayan kalemler için tek bir hatırlatma yeterli değildir.
İşleyen yöntem şudur: kritik süreler ayrı bir tipte işaretlenir, birden fazla aşamada hatırlatma üretir (örneğin süre dolmadan bir hafta ve iki gün önce) ve kapatılması için ikinci bir kullanıcının onayı istenir.
Bir duruşma tarihi sabittir ve kaçırıldığında mazeret yolu vardır. Bir kanuni süre ise hesaplanır ve kaçırıldığında telafi edilemez. Bu ikisinin aynı listede aynı renkte durması, yanlış önceliklendirmeye yol açar.
Takvim her ikisini de göstermeli, ancak görsel olarak ayırmalı ve kanuni süreleri her zaman üstte tutmalıdır.
Kurduğunuz sistemin çalışıp çalışmadığını anlamanın basit bir yolu var: rastgele beş derdest dosya seçin ve her biri için "bu dosyada bir sonraki kritik tarih nedir ve kimin üzerinde?" sorusunu sistemden cevaplayın.
Beş dosyanın beşinde de cevabı otuz saniyede alabiliyorsanız sistem çalışıyordur. Bir dosyada bile birine sormanız gerekiyorsa, o boşluk er ya da geç bir süreye mal olur.
Lykos'ta duruşma, görev ve kanuni süreler tek takvimde toplanır, dosyadan doğar ve sorumlu kullanıcıya atanır; dava ve icra dosyalarının aşamaları da aynı akışı besler.
Genel amaçlı takvim uygulamaları süreyi dosyaya bağlamaz ve sorumluluk kaydı tutmaz. Tarih elle girildiği için girilmeme riski devam eder; kaçan sürenin nerede kırıldığı da sonradan tespit edilemez.
Bu yazı bir önleme çerçevesidir; kaçırılmış bir sürenin hukuki sonuçları ve varsa telafi yolları somut olaya göre değerlendirilmelidir. Sistem kurgusunun amacı bu durumun hiç doğmamasıdır.
Kurgunun maliyeti dosya sayısıyla değil, bir kez kurulmakla ölçülür. Tek kişilik bir büroda bile süre dosyadan doğuyorsa, yoğun bir haftada unutma ihtimali ortadan kalkar.
UYAP evrak paketinizi birlikte yükleyelim, sonucu aynı oturumda görün.